Come risparmiare ore di lavoro nelle tue comunicazioni
E come creare allineamento con i tuoi colleghi e affilare il tuo messaggio
La mia comunicazione a volte non ha funzionato.
E sai perché?
Perché spesso non sapevo nemmeno COSA stavo comunicando.
Non ci credi?
C’è una storia che mi è rimasta in testa la prima volta che l’ho sentita.
Siamo in India e in un villaggio ci sono 5 uomini ciechi che non hanno mai visto un 🐘 elefante.
Un giorno viene detto loro che un elefante sta passando di lì.
Incuriositi accorrono per scoprire com’è fatto questo misterioso elefante.
Il primo si avvicina alla proboscide e dice:
“questi elefanti sono dei serpenti!”
Il secondo tasta la coda e dice:
“ma che dici? l’elefante è più come una corda!”
Il terzo ha davanti a sé la zanna e dice:
“non avete capito nulla, l’elefante è come una lancia”
Il quarto tocca la pancia e dice:
“figuratevi, gli elefanti sono dei muri”
Il quinto tocca le gambe e dice:
“proprio no, gli elefanti sono dei tronchi”
A quel punto l’elefante spazientito riparte e lascia sulla strada i cinque uomini ciechi.
Più confusi che mai.
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Dicevo, le nostre comunicazioni a volte non funzionano.
Perché non sappiamo esattamente COSA abbiamo davanti.
È come se fossimo ciechi.
E inconsapevoli poi ci mettiamo a comunicare ai quattro venti.
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“Ok ma se fossimo noi nella storia dell’elefante cosa dovremmo fare?”
Beh, potremmo fare un bel giro intorno all’elefante, toccare tutto, annusare, ascoltare.
Prenderci del tempo. Insomma non fidarci della prima impressione.
E solo POI provare a dire a qualcun altro com’è fatto un elefante.
La tecnica
La prossima volta che devi costruire una nuova comunicazione - che sia un report, un progetto o un documento - prova a definire in 140 caratteri l’oggetto di quello che vuoi raccontare.
Prova a completare questa frase:
L’oggetto di questo [documento/presentazione/mail] è:
______________________________________________
Scrivilo una frase semplice, senza paroloni, il più neutra possibile.
Non devi scrivere qualcosa di accattivante perché non userai questa definizione in giro.
Questa serve A TE per fare chiarezza.
Sono le fondamenta invisibili di tutta la comunicazione che costruirai dopo.
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Esempi di possibili definizioni:
✅ “Un report finanziario per intercettare potenziali investitori”
✅ “Il concept di un video per la campagna di fundraising di Istituto Cantagalli”
✅ “Un piano strategico per ri-posizionare Tavernello nel mercato USA e poi globale e vendere di più online”
Il formato conta
Facci caso, tutte queste definizioni hanno:
Quando devi raccontare un progetto
A volte l’oggetto di una presentazione è un progetto.
Ma dire che l’oggetto di un documento è il “progetto X”, non ti aiuta.
Perché “progetto X” - proprio come “documento o presentazione” - è un altro contenitore e non ti dice nulla sul CONTENUTO.
In questo caso vai più in profondità:
Prova a completare questa definizione:
Progetto X è:
_____________________________________
Spesso i nostri progetti sono grossi e complessi e non è semplice decidere dove mettere l’accento.
Ad esempio un progetto come Super Good Life può essere definito come:
una comunità per freelance che vogliono far crescere il proprio fatturato
un servizio di coaching online per freelance che non vogliono accontentarsi
una newsletter per freelance che non vogliono smettere di crescere
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Difficile scegliere…ma se vogliamo comunicare DOBBIAMO scegliere.
E dobbiamo farlo prima di proseguire.
Prima di disegnare neanche una slide.
Altrimenti questa mancanza di chiarezza non ci permetterà di essere incisivi.
La chiave spesso è una sola parola
Comunità, servizio di coaching oppure newsletter?
(“tronco, corda, oppure ventaglio?”)
Una sola parola fa tutta la differenza.
Nella mia storia professionale scegliere un singolo sostantivo per i miei progetti mi ha cambiato la vita.
Quando ho iniziato a presentare CriticalCity lo consideravo una:
“PIATTAFORMA di riqualificazione urbana ludica e partecipata”
poi un giorno ho presentato davanti ad un investitore che sentita questa definizione mi ha risposto letteralmente:
“Ma che c****o stai dicendo?”
Da quel giorno CriticalCity è diventato un:
“GIOCO di trasformazione urbana”
Capire che quello che stavo costruendo era un gioco e non una piattaforma ha trasformato non solo la presentazione ma anche completamente lo sviluppo del progetto stesso.
Quando stai costruendo una comunicazione insieme ad altre persone
Quando stai collaborando con altri, se non fai questo esercizio di chiarezza ALL’INIZIO del lavoro, i problemi si moltiplicano all’ennesima potenza.
Perché ognuno PENSA di collaborare ma è come se foste una squadra di operai che cerca di costruire una casa…ciascuno seguendo un progetto differente!
In realtà uno sta costruendo una casa, uno un ristorante, uno un garage e un’altro un balcone!
Ti è mai capitato che alla fine di un lavoro in team su una presentazione alla fine nessuno fosse soddisfatto del risultato?
Allineati con i tuoi colleghi prima.
Scannatevi sulle singole parole della vostra definizione.
E poi procedete spediti per il resto del lavoro insieme.
Si risparmia tanto tempo così.
IL PATTO
Questa newsletter è un piccolo progetto di passione, un esperimento.
Potrei stancarmi e mollare ma l’unica cosa che non mi farà stufare di scrivere è se mi accorgo di essere utile ad un numero abbastanza grande di persone.
Se ti piace quello scrivo, se trovi utili le tecniche e i principi che ti racconto, questo è quello che puoi fare per evitare che termini presto:
condividi questa newsletter con qualcuno, condividila sui tuoi social, condividi qualcosa di interessante che hai imparato, condividi il link diretto alla singola puntata, fai uno screenshot.
Scegli tu il modo ma spargi la voce che questa newsletter esiste.
Io vedrò crescere il numero di persone che trovano utile quello che sto facendo e rimarrò motivato a continuare.
Un’altra cosa che puoi fare è rispondere e commentare: mi aiuta a conoscere il tuo punto di vista e arricchire i miei contenuti.
Allora facciamo un patto: io dedico ore per costruire questi contenuti gratuiti e quello che ti chiedo in cambio è di spargere la voce.
Ok?Ok, fatto e poi?
Una volta scelta e scritta la tua definizione, questa è 🌱 il piccolo seme da cui si svilupperà 🌲l’albero della tua comunicazione.
Le poche parole che hai accostato saranno la tua bussola e ti indicano quali saranno le cose più importanti che dirai.
Ad esempio quando ho scelto “Gioco di Trasformazione urbana”, ho capito che nella mia comunicazione ci dovevano essere due grandi temi:
quello del gioco
quello della trasformazione urbana.
C’era anche altro, ovviamente, ma avevo scelto consapevolmente che queste fossero le due cose più importanti di tutte.
Facciamo un recap
🐘 Prima di iniziare il lavoro su una nuova comunicazione/presentazione/documento…
🐘 Prova a completare:
🐘”L’oggetto di questa comunicazione è __________________”
🐘 Se si tratta di un progetto:
🐘 “Progetto X è un/una/il/la ____________________”
🐘 Se stai collaborando con altri è ancora più importante fare questo lavoro di definizione, confronto e allineamento prima
…Ma alla fine com’è fatto un elefante?
I nostri progetti sono spesso grandi e complessi…proprio come degli elefanti!
E non è per niente semplice scegliere con consapevolezza poche parole fondamentali per definirli.
Ma è super utile perché:
🥇 Risparmi ore di fatica successive
🥈 Guadagni consapevolezza e chiarezza
🥉 Affili la tua comunicazione che diventa più incisiva
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E così a scrivere questo pezzo mi è venuto da domandarmelo.
Come si potrebbe definire un 🐘 elefante?
Come ci insegnano i 5 ciechi ci sono tanti elementi ma nella definizione dobbiamo sceglierne uno, il più importante.
Io direi:
“Un grande mammifero terrestre con un lungo naso, chiamato proboscide”
Che ne dici?
Tu come lo definiresti un elefante in una frase?
A venerdì prossimo!
Augusto
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Chi sono?
Mi chiamo Augusto Pirovano e sono un esperto di business storytelling e presentation design: aiuto professionisti e startupper a raccontare in modo chiaro e convincente le loro idee e i loro progetti.
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